Dự án kinh doanh riêng “đã đủ chín”, sẵn sàng lớn mạnh nhưng hoạt động với tư cách cá nhân đang là rào cản cho dự án của bạn bùng nổ. Chắc hẳn bạn nghĩ ngay tới việc mở công ty với kỳ vọng “chuyên nghiệp hóa” và “nâng tầm” dự án của mình. Vậy, mở công ty cần phải biết những gì, Luật Kiến An xin chỉ ra 7 điểm pháp lý quan trọng mà bạn nhất định phải nắm được.
1. Xác định nhu cầu mở công ty
Có lẽ ai cũng đã từng nghe ở đâu đó rằng trước khi quyết định làm việc nào đó luôn phải xác định được lý do tại sao mình lại như vậy. Quyết định mở công ty cũng không ngoại lệ, Luật Kiến An trân thành khuyên bạn nghiêm túc ngồi lại để tự trả lời câu hỏi:
“tại sao mình cần mở công ty nhỉ?”
Một số lý do mà Luật Kiến An nhận được phổ biến và hợp lý như:
“khách hàng chỉ muốn làm việc với công ty chứ không giao dịch với cá nhân”
“cần hóa đơn cho hàng hóa, dịch vụ”
“dễ dàng vay vốn từ ngân hàng hơn”
“cần công ty để phục vụ cho một mục đích đặc biệt” (tình huống này thường xảy ra trong các công ty theo mô hình tập đoàn và mục đích đặc biệt ở đây thường là phục vụ xử lý vấn đề tài chính, giao dịch M&A dự kiến, quản trị điều hành…)
Sau khi nhận được đặt câu hỏi trên thì nhiều khách hàng mà Luật Kiến An tư vấn đã nhận ra việc mở công ty cho dự án kinh doanh là thích hợp hơn ở một thời điểm khác. Phần đa sau đó đã có quyết định đúng đắn nhưng cũng có một vài trường hợp vẫn quyết mở công ty cho bằng được để rồi sau cùng lại đau đầu câu chuyển giải thể. Hình dung rằng công ty như một đứa con của bạn, bạn phải bỏ ra chi phí và công sức để nuôi dạy chúng trưởng thành và phải có trách nhiệm với đứa con của mình.
Khi câu trả lời là mở công ty là cần thiết với bạn, hãy tiếp tục cùng Luật Kiến An với phần còn lại của bài viết.
2. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp
Các loại hình doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp năm 2020 gồm (i) công ty trách nhiệm hữu hạn (trong đó lại chia ra thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), công ty cổ phần và (ii) công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân.
Luật Kiến An tạm chia các loại hình doanh nghiệp trên thành hai nhóm. Nhóm thứ nhất gồm Công ty TNHH và Công ty cổ phần. Nhóm này có đặc tính là về cơ bản không liên quan gi tới trách nhiệm cá nhân của bạn, nếu có phá sản thì bạn cũng chỉ mất vốn đã đầu tư vào công ty (khoa học pháp lý gọi nhóm này là loại hình doanh nghiệp đối vốn). Nhóm thứ hai gồm Công ty hợp danh và Doanh nghiệp tư nhân. Nhóm này có đặc tính là nếu công ty phá sản thì bạn phải bỏ tài sản cá nhân của bạn để bù lỗ cho công ty. Hiện nay tại Việt Nam tồn tại phổ biến hơn cả là nhóm thứ nhất nên ở mục này Luật Kiến An sẽ tập trung chỉ ra ưu nhược điểm của hai loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn và Công ty cổ phần để bạn tự có cho mình lựa chọn sáng suốt.
Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hay Công ty cổ phần (CTCP)?
2.1 Về số lượng thành viên
Công ty TNHH có tối đa 50 thành viên trong khi CTCP có tối thiểu 3 thành viên (luật gọi là cổ đông) và không giới hạn số lượng cổ đông. Do đó, nếu bạn không bố trí được thêm 2 người cùng bạn “đứng tên” công ty thì Công ty TNHH là loại hình phù hợp. Lưu ý, việc nhờ đứng tên công ty tiềm ẩn rất nhiều rủi ro cho bạn, công ty và cả người được nhờ nên cần thiết kế giải pháp phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu. Bạn nên liên hệ với Luật Kiến An để nhận được tư vấn nhanh chóng, chính xác.
2.2 Về cơ cấu tổ chức
Pháp luật yêu cầu từng loại hình doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản trị, điều hành theo một số mô hình nhất định. Nhìn chung, Công ty TNHH có cơ cấu tổ chức và việc quản trị đơn giản hơn so với CTCP. Xin trích dẫn quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020 về cơ cấu tổ chức cho hai loại công ty này:
Điều 137. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần
1. Trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây:
a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;
Điều 85. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu
1. Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu có Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Điều 54. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty [Công ty TNHH hai thành viên trở lên]
1. Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
Để tiện theo dõi, LUẬT KIẾN AN không trích dẫn quy định về người lập công ty là tổ chức, công ty nhà nước. Bạn có thể Google đọc Điều 54, Điều 79, Điều 85 Luật doanh nghiệp 2020 để hiểu rõ hơn.
2.3 Mức độ kiểm soát người ngoài tham gia công ty
Cam kết đồng hành từ các sáng lập viên hay việc kiểm soát người tham gia điều hành dự án nhiều khi cũng là một yếu tố quan trọng đưa dự án của bạn về đích. Loại hình doanh nghiệp bạn lựa chọn cũng có ảnh hưởng nhất định đối với vấn đề này.
Với Công ty TNHH, thành viên bị hạn chế việc bán vốn góp cho người ngoài hay nói cách khác là hạn chế người ngoài tham gia công ty. Để bán vốn cho người ngoài, thành viên trước tiên phải chào bán phần vốn cho các thành viên còn lại và nếu trong thời hạn 30 ngày mà các thành viên này không mua hoặc mua không hết thì người bán mới được bán cho người ngoài (trường hợp mua không hết thì chỉ được bán phần chưa mua). Giá bán cho người ngoài không được cao hơn giá đã chào mua cho thành viên còn lại. Ví dụ 1: Công ty TNHH KIẾN AN có 3 thành viên là A, B, C; khi A dự định bán vốn góp cho D với giá 100.000đ/1 đơn vị vốn (tức D nếu mua thành công sẽ trở thành thành viên của Công ty TNHH KIẾN AN) thì A trước tiên phải chào bán cho B và C cùng với giá 100.000 đ/đơn vị vốn; nếu B và C từ chối mua thì A mới được bán cho D theo dự định; A cũng không được bán cho D với giá thấp hơn 100.000 đ/đơn vị vốn.
Khác Công ty TNHH, với CTCP thông thoáng hơn khi chỉ hạn chế ở việc người sáng lập (luật gọi là cổ đông sáng lập) trong 3 năm kể từ khi mở công ty không được tự ý bán cổ phần cho người ngoài và chỉ áp dụng cho số vốn họ sở hữu khi đăng ký mở công ty. Ví dụ 2: Công ty cổ phần KIẾN AN có 4 cố đông sáng lập là A, B, C, D mỗi người khi mở công ty nắm giữ 1.000 cổ phần (luật gọi là cổ phần của cổ đông sáng lập); trong 3 năm đầu thì A không được bán 1.000 cổ phần này cho người E nếu không nhận được đồng thuận chủ yếu từ B, C, D. Hết thời hạn 3 năm nói trên A được tự do bán cổ phần cho E hay nói cách khác, E muốn tham gia vào công ty thì chỉ cần thỏa thuận được với A mà không gặp rào cản nào khác.
2.4 Tính thuận tiện khi thay đổi thành viên, tỷ lệ góp vốn
Với Công ty TNHH khi có thành viên mới hoặc thành viên rời đi hay chỉ đơn giản là số lượng vốn một thành viên thay đổi thì phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan nhà nước. Trong khi đó, CTCP không phải thực hiện thủ tục này mà bạn chỉ cần triển khai các giấy tờ nội bộ trong công ty, lưu trữ theo đúng quy định là được.
Còn một điểm khác nữa cần nhắc đến là số thuế thu nhập cá nhân khi thành viên chuyển nhượng vốn tại hai loại hình doanh nghiệp này. Với Công ty TNHH thì tính trên lợi nhuận mà bên chuyển nhượng thu được từ việc chuyển nhượng (hiệu số giữa số tiền mà bên chuyển nhượng thu được từ chuyển nhượng và số tiền bỏ ra để có được vốn). Với CTCP thì lại được tính thẳng trên giá trị chuyển chuyển nhượng. Thực tế, khi chuyển nhượng vốn thì các bên hay để giá chuyển nhượng bằng với giá vốn (mệnh giá) nhằm tối ưu chi phí thuế (hết sức lưu ý vì kê khai sai thực tế mà làm giảm tiền thuế là hành vi vi phạm pháp luật). Luật Kiến An đưa ra ví dụ sau để bạn dễ hình dung:
Ví dụ 3: Cá nhân A Việt Nam góp 1 tỷ đồng vào Công ty KIẾN AN. A sau đó bán cho B số vốn này với giá 1 tỷ đồng. Theo cách tính trên; nếu Công ty KIẾN AN là công ty TNHH thì tiền thuế A phải chịu là (1 tỷ – 1 tỷ) X 20% [thuế suất hiện hành] = 0 đồng; nếu Công ty KIẾN AN là công ty cổ phần thì là 1 tỷ X 0.1% [thuế suất hiện hành] = 1 triệu đồng.
Như vậy, CTCP thuận tiện hơn Công ty TNHH khi có sự thay đổi thành viên, tỷ lệ vốn góp. Cổ đông của CTCP chắc chắn phải chịu thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn trong khi Công ty TNHH thì không phải nộp tùy thuộc vào kê khai như thế nào.
Nếu bạn đang hành nghề luật thì có thể biết rằng các bên xử lý nhiều vấn đề mà điều lệ công ty không giải quyết bằng giải pháp các lập thỏa thuận cổ đông. Tuy nhiên, tại Việt Nam giải pháp này có giá trị pháp lý hay không vẫn chưa có câu trả lời ngã ngũ.
2.5 Tương thích để huy động vốn và huy động nhân sự trung thành
Hãy yên tâm rằng chọn Công ty TNHH hay CTCP đều không ảnh hưởng tới khả năng công ty của bạn tiếp cận vốn từ ngân hàng. Ngân hàng chỉ là một trong nhiều kênh huy động vốn bên cạnh việc huy động từ tổ chức, cá nhân khác.
Công ty cổ phần dường như thích hợp hơn nhiều cho mục tiêu huy động vốn và các dự định kêu gọi nguồn lực từ bên ngoài bởi nó có đặc tính mà Công ty TNHH không có là khả năng sáng tạo ra các loại cổ phần đặc biệt mà người nắm giữ có các quyền không bị phụ thuộc vào số lượng vốn đầu tư vào công ty. Nhiều công ty đã vận dụng đặc tính này để làm các việc như:
- Củng cố quyền lực của các sáng lập viên bằng việc phát hành cổ phần ưu đãi biểu quyết. Nghĩa là các thành viên tham gia sau có quyền năng ít hơn so với người đồng hành với công ty ngay từ đầu.
- Cho các nhân sự chủ chốt, cá nhân đặc biệt được hưởng lợi nhuận của công ty mà không nhất thiết phải cho họ có quyền tham gia điều hành công ty thông qua việc phát hành cổ phần ưu đãi. Tình huống này thực sự hữu hiệu cho các startup khi mà tiền mặt hạn chế nhưng muốn thu hút nhân tài gắn bó với công ty.
- Vay tiền từ bên thứ ba bằng cách phát hành loại cổ phần được thiết kế riêng cho giao dịch. Nhiều công ty cũng vận dụng cơ chế này để vay tiền từ cá nhân, tổ chức bên ngoài mà không bị coi là khoản vay khi bên cho vay không thực hiện được nghiệp vụ cho vay, báo cáo tài chính của các bên sẽ đẹp hơn.
- Sử dụng chính lợi nhuận của công ty để tăng vốn điều lệ. Công ty TNHH không trực tiếp làm được việc này mà phải thông qua bước chia lợi nhuận cho thành viên sau đó thành viên lại góp vốn bổ sung.
Lưu ý là công ty của bạn hoàn toàn có thể đổi từ loại hình doanh nghiệp này sang loại hình doanh nghiệp khác. Vì vậy, nếu chưa sáng suốt khi chọn loại hình doanh nghiệp thì bạn cũng đừng lo lắng. Luật Kiến An sẵn sàng hỗ trợ bạn.
2. Địa chỉ trụ sở
Trụ sở được ví như nơi sinh, nơi thường trú của công ty; là địa chỉ liên lạc chính thống khi cơ quan nhà nước làm việc với công ty của bạn. Công ty phải có quyền sử dụng hợp pháp trụ sở (nhà của bạn, đi thuê, mượn) và nơi đặt trụ sở phải phù hợp với chức năng kinh doanh của công ty. Thực tiễn, trường hợp sau sẽ bị cơ quan nhà nước từ chối cho đăng ký làm trụ sở:
- Nhà chung cư chỉ có mục đích để ở, điển hình là các căn hộ chung cư.
- Địa chỉ trụ sở không phù hợp với quy hoạch của địa phương. Ví dụ nếu ngành nghề công ty đăng ký là bán lẻ thực phẩm tươi sống nhưng quy hoạch địa phương không cho phép kinh doanh lĩnh vực này trên tuyến đường đó thì bạn cũng sẽ bị từ chối.
- Đối với các tòa nhà cao tầng thì hi hữu có địa phương còn yêu cầu xác thực công trình đã đủ điều kiện đưa vào sử dụng hay chưa, nếu chưa cũng bị từ chối (đặc biệt là điều kiện phòng cháy chữa cháy). Bạn lưu ý điểm này trước khi thuê văn phòng, yêu cầu chủ nhà cấp cho văn bản nghiệm thu từ cơ quan nhà nước khi ký hợp đồng.
Tại các thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh đang nở rộ mô hình cho thuê văn phòng ảo, co – working để làm trụ sở công ty. Loại trụ sở này về pháp lý không có căn cứ để từ chối đăng ký nhưng thực tế cơ quan nhà nước đâu đó vẫn nắm được danh sách các tòa nhà dạng này và có thể bạn phải giải trình nhiều lần khi làm thủ tục mở công ty. Đừng quên gắn biển tên công ty tại trụ sở nhé, đây là yêu cầu bắt buộc và bị xử phạt hành chính đến 30 triệu đồng nếu “quên”. Cơ quan thuế cũng có quyền kiểm tra, xác minh địa điểm hoạt động của công ty nên bạn cần hết sức lưu ý bố trí khi sử dụng dịch vụ “văn phòng ảo”.
Một địa chỉ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều công ty.
3. Ngành nghề kinh doanh
Khi mở công ty bạn được yêu cầu kê khai ngành nghề kinh doanh. Ngành nghề kinh doanh được chọn từ bảng ngành nghề mà pháp luật định sẵn, hiện nay là Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg. Việc cần làm là áp hoạt động kinh doanh của bạn vào bảng này. Với các bạn không làm trong lĩnh vực luật pháp thì là việc không dễ dàng và nhiều khi ngay cả với các bạn trong ngành luật cũng gặp chút rắc rối. Kinh nghiệm là bạn hãy Google để tra công ty có trụ sở cùng thành phố với công ty bạn, có hoạt động giống với bạn và copy ngành nghề của họ để tăng khả năng thành công khi đăng ký mở công ty.
4. Vốn điều lệ
Vốn điều lệ được ghi trong giây chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (như giấy khai sinh của công ty vậy). Bạn có thể mở công ty với vốn điều lệ rất nhỏ, thậm chí vài nghìn đồng thì cũng không bị từ chối. Tuy nhiên một số ngành nghề kinh doanh có yêu cầu về mức vốn điều lệ tối thiểu thì bạn cần đáp ứng nếu muốn kinh doanh trên thực tế.
Ngay khi mở công ty thì các thành viên sáng lập chưa phải nộp vốn điều lệ nhưng phải nộp đủ trong thời gian 90 ngày kể từ ngày ghi trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Vì nhiều mục đích khác nhau mà hiện rất nhiều trường hợp đăng ký vốn cao hơn so với khả năng góp nên phát sinh nhiều hệ lụy sau này. LUẬT KIẾN AN đã thành công tư vấn xử lý tình huống đăng ký vốn điều lệ cao trong khi nguồn vốn không có.
Theo quy định hiện hành, vốn điều lệ có thể là bất cứ tài sản nào; nếu không phải là tiền thì bạn chỉ cần định giá để xác định giá trị vốn khi kê khai. Thực tế, với vốn điều lệ không phải là tiền thì có gặp chút trắc trở khi đăng ký đặc biệt là các tài sản vô hình như quyền sở hữu trí tuệ do khó định giá.
5. Cử kế toán
Phải kê khai thông tin người làm kế toán ngay tại khâu đăng ký mở công ty là băn khoăn của đa số các bạn và người này có phải đáp ứng tiêu chuẩn nào không? Người làm kế toán gồm kế toán trưởng (phải có chứng chỉ kế toán trưởng) và người phụ trách kế toán. Nôm na thì tìm kế toán trưởng khó hơn, tốn chi phí hơn người phụ trách kế toán nên ở khâu mở công ty chỉ nên bố trí người phụ trách kế toán bởi pháp luật cho phép tạm thời trong 12 tháng thì không cần kế toán trưởng mà chỉ cần người phụ trách kế toán. Sau 12 tháng thì phải cử kế toán trưởng. Nếu sau 12 tháng hoạt động mà công ty (i) có không quá 10 người lao động, (ii) doanh thu/tổng nguồn vốn của năm không quá 10 tỷ đồng đối với lĩnh vực thương mại, không quá 3 tỷ đồng đối với lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; lĩnh vực công nghiệp và xây dựng thì được tiếp tục duy trì người phụ trách kế toán mà chưa cần cử kế toán trưởng.
Người phụ trách kế toán vẫn phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;
- Kinh nghiệm kế toán 2 năm trở lên;
- Trình độ chuyên môn kế toán trung cấp trở lên (công ty có vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng), đại học trở lên (công ty còn lại).
Việc tuyển dụng một người làm kế toán để đáp ứng điều kiện trên phát sinh chi phí của công ty trong khi không phải công ty nào cũng có các công việc kế toán phức tạp đến mức phải cắm rễ vị trí kế toán, nhất là các công ty nhỏ. Sử dụng dịch vụ kế toán từ các công ty cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp là lựa chọn tối ưu cho các công ty nhỏ. Nếu bạn đang gặp khó khăn cử người phụ trách kế toán hày liên hệ ngay Luật Kiến An để được hỗ trợ giới thiệu các đơn vị kế toán uy tín.
6. Lệ phí môn bài
Lệ phí môn bài là tiền công ty phải nộp cho nhà nước bất kể kết quả kinh doanh của công ty có thế nào và phải nộp chậm nhất ngày 30/01 hàng năm. Mức lệ phí môn bài phụ thuộc vào vốn điều lệ; hiện nay là 3 triệu đồng với công ty có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng, 2 triệu đồng với công ty có vốn điều lệ từ dưới 10 tỷ đồng.
7. Những việc cần làm ngay sau mở công ty
Ngay sau nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty của bạn cần thực hiện các việc sau càng sớm càng tốt:
- Lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông và cấp giấy chứng nhận góp vốn.
- Kiện toàn bộ máy quản lý theo luật: Bầu chủ tịch hội đồng thành viên (Công ty TNHH), hội đồng quản trị (CTCP), bổ nhiệm/ký hợp đồng lao động với tổng giám đốc/giám đốc.
- Mở tài khoản ngân hàng cho công ty để thực hiện các khoản chi phí hợp lệ.
- Mua chữ ký số để thực hiện các thủ tục về thuế.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài.
- Tìm kiếm công ty cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Lập sổ quản lý lao động.
Thủ tục mở công ty hiện nay đã rất thuận tiện, bạn chỉ cần truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn/vn/Pages/Trangchu.aspx tạo cho mình tài khoản và tiến hành đăng ký theo hướng dẫn. Các thủ tục về đăng ký thuế ban đầu, đăng ký sử dụng hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng lao động ban đầu đã được tiến hành liên thông khi đăng ký doanh nghiệp qua hệ thống này.
Trên đây là một vài chia sẻ của Luật Kiến An cho các bạn đang dự định mở công ty, hi vọng hữu ích cho các bạn.
Luật Kiến An đã tư vấn, hỗ trợ thành công cho rất nhiều khách hàng, hãy liên hệ chúng tôi để nhận báo giá sớm nhất. Chúng tôi có đầy đủ dịch vụ được thiết kế “may đo” cho từng khách hàng với chi phí tối ưu.
Chúng tôi luôn sẵn sàng đông hành cùng bạn.
